ICS DB4117 驻 马 店 市 地 方 标 准 DB 4117/T 267—2019 农产品实验室样品及检测记录管理指南 2019 - 09 - 30 发布 驻马店市市场监督管理局 2019 - 09 - 30 实施 发 布 DB4117/T 267—2019 前 言 为了规范农产品实验室样品及检测记录的表单设计及填写要求，在参照有关地方标准的基础上，结 合我市实际，制定本标准。 本标准根据GB/T 1.1的要求进行编写。 本标准由驻马店市畜牧局提出。 本标准归口于驻马店市畜牧兽医标准化委员会。 本标准由驻马店市兽药饲料（动物产品）质量检验监测中心、上蔡县兽药饲料（动物产品）质量检 验监测中心。 本标准主要起草人:黄志伟、高平、马宁、李洪波、赵盼盼、黄发明、王洪亮、邱玉娥、王春丽、 张广州、杨金伟、徐红科。 I DB4117/T 267—2019 农产品实验室样品及检测记录管理指南 1 范围 本标准规定了农产品实验室样品及检测记录基本要求、表单设计要求，记录填写要求及记录汇总等 内容。 本标准适用于驻马店市范围内农产品实验室样品及检测记录管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 RB/T 214 检验检测机构资质认定能力评价 检验检测机构通用要求 DB51/T 2163 实验室样品记录及检测记录管理指南 农业农村部 农产品质量安全检测机构考核评审细则 3 术语和定义 3.1 记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 3.2 样品记录 样品抽取、运输防护及处置过程记录。 3.3 检测 对给定的样品，按照规定程序，确定一种或多种特性、进行处理或服务所组成的技术操作。 3.4 检测记录 从样品进入实验室后，针对样品进行前处理、检测、直至得到检测结果的所有记录。 3.5 样品 是能够代表商品品质的少量实物。它或者是从整批商品中抽取出来作为产品质量检测所需。 4 基本要求 1 DB4117/T 267—2019 4.1 农产品实验室样品及检测记录的管理应满足 RB/T214 和《农产品质量安全检测机构考核评审细则》 的要求。 4.2 实验室应建立样品及检测记录管理程序，结合本实验室工作内容和工作特点，重点规定样品记录 和检测记录的内容，确保满足本标准的要求。 4.3 样品及检测记录格式需满足实验室文件管理程序。 4.4 样品及检测记录的填写应及时、完整并保持其原始性。 5 表单设计要求 5.1 抽样表单设计要求 实验室执行国家法定监管抽样任务，可填写监管职能部门统一编制的抽样单，并记录抽样信息；必 要时，实验室应编制抽样过程和样品运输防护控制程序，并设计相应的记录表单，用以记录抽样全过程 和样品抽取后的运输与运输途中的防护情况，包括参与见证抽样、参与样品运输防护的相关方人员或其 代表的签字确认情况；实验室应有样品到达实验室时的确认记录，包括样品到达时的封装情况、封条完 好性、样品数量，及其与抽样单或抽样情况记录表上记录的符合性、样品保存条件、接收时间及交接人 的签字等。 5.2 接收样品表单设计要求 应有样品接收后的分割处置记录，包括发放到检验部门用于检测的样品数量、留存样品数量；应有 样品在实验室流转及处置的记录，包括样品内部交接及签字记录、检测完毕后样品的处置记录等。 5.3 检测样品表单设计要求 检测样品记录表单应包含以下信息： a) 样品信息； b) 实施检测和进行结果校核的人员签名； c) 检测时间； d) 依据的方法标准或实验室的标准操作规程； e) 使用的仪器设备及重要配件、标准物质、必要时还包括试剂药品、工具等； f) 检测方法标准或实验室标准操作规程对环境条件有要求时，应有环境条件记录； g) 称样或取样记录； h) 样品前处理过程记录； i) 如果是仪器分析方法，仪器设置的条件记录； j) 数据获取及计算转换，数据俢约及结果的最终表达过程记录； k) 检测中的质量控制及结果质量满足相关要求的评价记录； l) 必要时，还应有测量不确定度评价的结果记录、方法检出限、定量限、结果解释及意见等记录。 6 样品及检测记录的填写 6.1 人员及时间内容填写 在记录中以签名的方法记录完成该项工作的人员；检测时间应记录某检测项目的开始检测时间和检 测结束时间。 2 DB4117/T 267—2019 6.2 样品信息的填写 在样品记录中应详细包含所有的样品信息，在检测记录中可只记录样品名称和实验室样品唯一性 编号,以及样品到达实验室后的处置记录。 6.3 依据的检测方法的填写 在不引起混淆的情况下，可只记录方法的标准代号及发布年号或依据的文件名称、编号及发布年 号。 如果要记录实验室标准操作规程，此时可只记录名称、文件编号及版本号。当依据的文件中规定 有多个方法时， 应准确记录方法名称或章条号，确保方法依据的唯一性。 6.4 仪器设备及标准物质 6.4.1 应记录主要的直接出具数据的关键设备，如果实验室认为其他设备也很重要，也应记录。通 常， 应记录使用的仪器设备名称、仪器设备的唯一性编号，必要时还应记录量值溯源信息； 6.4.2 应记录所使用的标准物质及质控物质的名称、有证标准物质的编号及其有效期，标准溶液的标 准值及有效期，必要时还应记录储备液的有效期、使用液的有效期。 6.5 重要配件试剂药品和工具 必要时，还应记录检测中使用的重要配件（如色谱柱及其规格型号）、对检测结果有直接影响的重 要试剂药品和工具等。 注：检测记录设计人员应对这些内容进行识别，确保不会漏记，必要时可与有关人员讨论确定。 6.6 环境条件 如果检测方法对环境条件有严格的要求，应记录检测当时的环境条件。 注：记录环境条件的目的是为了证明检测当时的环境条件满足方法标准的要求。因此，检测人员在检测开始前， 应经过对环境条件满足方法要求的判断，确认满足要求之后记录。 6.7 检测过程记录 6.7.1 通常，检测依据的方法文件中对过程有详细的规定，实验室应用简略的、逻辑严密的文字记录 实际检测操作过程，用以证明检测过程满足依据文件的要求。 示例：某方法文本要求样品在烘箱中（105±5）℃条件下烘干 2h。实验室应记录烘干开始时间、烘干结束时间、开 始的温度、中间温度、烘干结束温度 5 个数据，用以证明烘干过程满足方法要求。 6.7.2 设计过程记录表单时，可将文字描述部分固定，留出数字空白处，检测人员在记录时，只需填 写数据即可。通常，至少在一段时间内，仪器设置的条件记录不会改变，这些记录可固定。 6.7.3 校准过程记录，应记录校准曲线设置的浓度点的浓度，仪器响应信号值、校准函数及相关系数 表达式或图形。必要时（如果有），还应有校准曲线满足质量控制要求的结果评价记录。 6.7.4 据获取及计算转换、数据修约及结果的最终表达过程记录，数据的获取记录应从仪器上直接获 取的图表来表示。在不引起混淆的情况下，可直接记录最后（修约后的）结果，数据计算转换可用公式 表达。 6.7.5 质量控制记录，必要时（如果有），应有质量控制及结果满足要求的评价记录。 注：在化学定量分析领域，通常的质量控制记录包括回收率、重复性、空白等，记录的内容包括方法回收率、重 复性限的要求，本次检测的回收率和重复性误差，以及满足要求的评价。 6.7.6 必要时，还应有测量不确定度评定的结果记录、方法检出限、定量限、结果解释及意见等记 录。 3 DB4117/T 267—2019 注：如果实验室分析系统稳定不变，测量不确定度评定的结果、方法检出限、定量限在兽药饲料畜产品实验室SOP 中 记录，如果能方便的查阅这些数据，则不必在检测记录中予以记录。 7 样品及检测记录汇总 7.1 农产品实验室应定期对原始记录及报告副本进行归档,建立归档记录,方便日后检索查询； 7.2 应授权有资格的人员汇总所有样品记录和检测记录； 7.3 应按下述要求对记录进行编页： a) 一般情况下，有关样品的记录和检测任务分配记录在一个检测任务中为单页，在不会引起混 乱的情况下可不统一编页； b) 应对检测记录进行汇总，并统一编页，可用“第 页 共 页”的方式表达。 _________________________________ 4