ICS 01.140.20 A14 团体标 准 T/GDCKCJH 005—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 Specification for archives management of special equipment inspection and testin g institutes general principles 2020 - 04 - 23发布 2020- 05 - 10实施 广东省测量控制技术与装备应用促进会 发布 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 005 —2020 I 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 —2009给出的规则起草。 本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出。 本标准由广东省测量控制技术与装备应用促进会归口。 本标准起草单位：广东省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海市安粤科技有限公司、珠海市 机电 工程师学会、广东省特种设备检测研究院肇庆检测院。 本标准主要起草人：刘莎、 徐寒、张少琼、袁少琼、黄桂林、戚政武、罗伟立、王敬轩、黎志雄。 本标准为首次发布。 全国团体标准信息平台 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 005 —2020 1 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 1 范围 本标准规定了特种设备检验检测机构档案管理的术语和定义、一般要求、归档范围、档案编号和整 理、档案移交和装盒、档案保管和利用、 档案电子化、其他专项要求。 本标准适用于特种设备检验检测机构对各类档案的管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本 文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 -2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 13 档号编制规则 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 25 档案修裱技术规范 DB44/T 2018-2017 特种设备技术档案管理规范 T/GDCKCJH 00 6—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 文书档案 T/GDCKCJH 00 7—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 仪器设备档案 T/GDCKCJH 008—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 财务档案 T/GDCKCJH 00 9—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 声像档案 T/GDCKCJH 0 10—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 科研档案 T/GDCKCJH 0 11—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 实物档案 T/GDCKCJH 0 12—2020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 3 术语和定义 DA/T 1中界定的， 以及下列 术语和定义适用于本文件。 3.1 档案管理 archives manageme nt 对国家机构、 社会组织以及个人在与特种设备检验检测相关的社会活动中形成的有保存价值的材料 进行收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。 3.2 档号 archival code 在归档文件整理过程中所用的字符代码，标识文件的类别和排列顺序。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 005—2020 2 4 一般要求 4.1 组织机构 4.1.1 档案管理单位应根据统一领导、分级管理的原则，将档案工作列入本单位工作计划和领导议事 日程，设立综合档案室负责本单位档案的整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，并配备专职或兼职 档案管理员。 4.2 档案库房 4.2.1 档案用房宜集中布置、自成一区，根据需要分别设置档案办公用 房、整理用房、阅览用房和档 案库房，并根据档案载体类型分别设置，不具备条件的应根据载体类型分区设置。 4.2.2 档案办公用房选址应便于档案库房管理。档案库房选址应防潮、防火、避免阳光直射，不应毗 邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的地方。 5 归档范围和要求 5.1 档案归档范围 包括：技术档案、文书档案、 仪器设备 档案、财务档案、声像档案、科研档案、实 物档案、电子档案等，有条件的机构还需包括基建档案、人事档案等。 5.2 归档材料 应真实、准确、系统，组件齐全、内容完整。 5.3 电子文件 应连同元数据一并收集。 6 档案编号和整 理 6.1 应制定统一的档案分类方案 ，按照文书 A、仪器设备 C、财务D、声像F、技术G、实物H、电子I、 科研K等设计类别号。 6.2 档案要逐卷或逐件编制档号 ，应指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序 等档案基本属性。档号结构 应符合DA/T 13的要求。 不同载体或形式的档号编制方法 应协调。 7 档案移交和装盒 7.1 移交 7.1.1 档案经业务部门整理后，应于 次年6月底前向档案管理部门提交归档。 7.1.2 纸质档案移交时，应保持原卷的封装。 7.1.3 电子档案移交时，应将电子档案及其元数据一并移交，且文件格式应符合国家档案管理的有关 规定。特殊格式的 电子档案，应与其读取平台一并移交。 7.1.4 移交档案时，由交接双方对照移交清册清点核对数量，查验质量、内容和检索工具，确保档案 真实完整、账物相符，见附录 A.1。 7.1.5 档案管理部门应对接收的档案建立配套的检索工具，检索工具至少应有档案目录。 7.2 装盒 7.2.1 装订好的档案应按顺序装入对纸张无害的无酸档案盒，并填写档案盒封面及盒脊等项目，见附 录B。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 005 —2020 3 7.2.2 不同年度、保管期限、代号的归档文件不应装入同一个档案盒。 7.2.3 装盒后的档案应按类别放入档案柜内，从上至下、从左到右的顺序排列保管。 7.2.4 根据档案管理技术的发展，可以用电子方式的存贮。 8 档案保管和利 用 8.1 保管与保护 8.1.1 档案管理单位应 根据档案载体的不同要求对档案进行存储 、保管，以确保档案 实体、电子信息 安全。 8.1.2 档案管理单位应 做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污 染等档案防护工作。 8.1.3 档案管理单位 库房应保持适宜的温湿度，温度应控制在 14℃～24℃之间，相对湿度控制在 45％～60％之间。 8.1.4 档案管理单位应 定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，对电子档案的保管 情况、读取状况等进行检查，发现问题 应及时处理，并建立检查和处理情况台账。 8.2 修复 8.2.1 档案工作人员 应及时对受损档案进行修复、 复制，或作其他技术处理。 8.2.2 档案修复 应保持档案内容的完整，维持档案的原貌。 8.2.3 档案修复前 应做好登记和检查工作，必要时进行复制备份， 并做出修复说明。 8.2.4 应按照DA/T 25对破损的档案予以托裱、修复。 8.3 鉴定与销毁 8.3.1 档案管理单位应 定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。 8.3.2 档案管理单位应成立档案鉴定工作小组，负责鉴定所要销毁的档案。 8.3.3 鉴定结束后， 档案管理单位应 形成鉴定工作报告。 8.3.4 对仍需继续保存的档案， 应重新划定保管期限并做出标注 ；对确无保存价值的档案， 应按规定 予以销毁 ，销毁清单见附录 A.2、A.3、A.4。 8.3.5 经审批通过的 档案销毁，应 在指定场所进行。 8.4 利用与开发 8.4.1 档案管理单位应 积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度。 8.4.2 档案管理单位的 档案对外提供利用的，需经本单位负责人 或授权人 批准。 8.4.3 利用档案 时，应履行查阅手续，进行档案查阅登记 并反馈利用 效果。档案工作人员 应对利用活 动及时跟踪和监督 ，借阅申请详见附录 A.5、A.6。 8.4.4 档案管理单位应 积极推进档案信息开发工作，采取编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数 字汇编、专题文件汇集等多种形式，发挥档案价值。 9 档案电子化 9.1 档案管理单位应 建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化 工作。 9.2 档案管理单位应 建立电子文件归档 、电子档案管理制度 。 全国团体标准信息平台 T/GDCKCJH 005—2020 4 9.3 档案管理单位 办公自动化系统 、其他业务系统 应嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表 和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。 9.4 电子档案的文件格式和质量 应符合GB/T 18894 -2016 的规定， 要求元数据应齐全完整，满足长期 保存要求。 9.5 档案管理单位应 为电子档案安全存储配置在线存储系统。 9.6 档案管理单位应 制定电子档案备份方案和策略，采用一次性刻录光盘、硬磁盘等离线存储介质对 电子档案实行离线备份。 9.7 档案管理单位应 统筹开展 传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作， 采取